Vertrouwenspersoon

• Luisteren en eerste opvang bieden over vertrouwelijke zaken
• Nagaan of een oplossing in de informele sfeer mogelijk is
• Informeren over andere oplossingsmogelijkheden
• Eventueel doorverwijzen naar andere hulpverlenende instanties

Je kan de vertrouwenspersoon benaderen als je te maken hebt met ongewenste omgangsvormen, zoals een dwingende manier van communicatie, (seksuele) intimidatie, (digitaal) pesten, discriminatie, agressie of geweld. Grensoverschrijdend gedrag is er in vele vormen en kan verschillend worden ervaren. Je kunt je bijvoorbeeld gekwetst voelen door een opmerking of het gevoel hebben dat je wordt buitengesloten. Gedrag is voor jou ongewenst als jij het ongewenst vindt en je er niet prettig bij voelt. Dit kun je op het moment zelf ervaren maar het kan ook zijn dat je achteraf beseft dat een ander jouw grens is overgegaan.

Als medewerker kun je aanlopen tegen gebeurtenissen die schadelijke gevolgen voor de organisatie kunnen hebben. Hierbij kun je denken aan misstanden, bijvoorbeeld bij fraude, diefstal gevaar voor veiligheid van personen of volksgezondheid, of als er sprake is bij overtreding van de wet of interne regels die de organisatie kunnen schaden. Dat zijn integriteitsschendingen. Ook bij vermeende integriteitsschendingen kun je terecht bij de vertrouwenspersoon.

Het contact met de vertrouwenspersoon is altijd vertrouwelijk, tenzij er sprake is van ernstige strafbare feiten. De vertrouwenspersoon staat naast de melder. De regie over de te ondernemen stappen ligt bij de melder. De vertrouwenspersoon zorgt ervoor dat de melding anoniem blijft en niet is te herleiden, begeleidt en biedt bescherming en nazorg.

Werkwijze

1. De eerste vraag van de branche vertrouwenspersoon (VP) is of er contact is geweest met de interne VP en mate van ontvankelijkheid.

2. Is sprake is van onvoldoende vertrouwen in de interne VP dan kan de melder zich wenden tot de branche VP. Deze gesprekken vinden online en /of telefonisch plaats en er is een gedegen toetsing of het een VP kwestie betreft. Zo niet, dan wordt de melder teruggestuurd in de lijn of doorverwezen.

Verschil

Het verschil tussen een vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen en een vertrouwenspersoon integriteit ligt in de wetgeving. Ongewenste omgangsvormen valt namelijk onder de Arbowet. De melder houdt altijd de regie over mogelijke vervolgstappen.

Zie of ervaar je grensoverschrijdend gedrag? Twijfel niet aan jezelf en blijf er niet mee lopen. Spreek je ervaring uit. Dat is altijd de eerste stap. Als het kan geef je dit aan bij diegene die jouw grens heeft overschreden. Een andere mogelijkheid is om advies te vragen aan collega’s of leidinggevende. Vind je dit misschien lastig of wil je graag persoonlijk advies? Weet dat je ook bij de externe vertrouwenspersoon veilig je verhaal kan doen. Dit kan ook als je vragen hebt over een situatie uit het verleden.

Bij integriteitsschendingen ligt dit anders. Die vallen namelijk onder de Wet Huis voor Klokkenluiders. Wanneer een persoon bij de vertrouwenspersoon komt met een integriteitskwestie, wordt dit gezien als ‘sparren’. Dit betekent dat het niet direct geldt als een ‘melding’. Zodra de integriteitskwestie een melding wordt, wordt de organisatie probleemeigenaar. De melder heeft dan niet meer de regie. De vertrouwenspersoon kan namens de melder een melding vertrouwelijk doorzetten richting de organisatie. De vertrouwenspersoon bespreekt de verschillende opties met de melder.

Bedrijven vanaf 50 medewerkers moeten voldoen aan de wet Huis voor klokkenluiders en wet bescherming klokkenluiders en dit in een reglement te hebben vastgelegd. Bedrijven tot 50 medewerkers hebben deze verplichting nog niet, echter er kunnen zich toch vermoedens van misstanden voordoen.

De branche VP/VPI heeft tot 8 uur de ruimte om de melder bij te staan. Dat betekent dat de eerste gesprekken gratis zijn. Indien het een klachtmelding betreft waarbij meer dan 8 uur nodig is, moet de werkgever worden benaderd voor goedkeuring van de kosten van verdere interventie. 

De branche VP/VPI kan worden ingeschakeld voor:

A. bedrijven tot 50 medewerkers. Indien hier een klacht uit voortkomt en de onderzoekscommissie klokkenluiders is ingeschakeld, zijn de uren en kosten voor de werkgever. Emergenz factureert aan het Sociaal Fonds Particuliere Beveiliging (SFPB), SFPB belast de kosten door aan de werkgever. SFPB betaalt de kosten voor de eerste 8 uur, de uren daarboven zijn voor rekening van de werkgever.

B. bedrijven met 50 of meer medewerkers zonder VPI. Alle uren en kosten zijn voor de werkgever. Emergenz factureert aan het Sociaal Fonds Particuliere Beveiliging (SFPB), SFPB belast de kosten door aan de werkgever.

C. bedrijven met 50 of meer medewerkers met VPI en waarbij door de organisatie geen aantoonbare acties zijn ondernomen na toetsing misstand. Alle uren en kosten zijn voor de werkgever. Emergenz factureert aan het Sociaal Fonds Particuliere Beveiliging (SFPB), SFPB belast de kosten door aan de werkgever.

D. bedrijven en interne vertrouwenspersonen die advies en voorlichting willen van de branche VPI. Alle uren en kosten zijn voor de werkgever. Emergenz factureert aan het Sociaal Fonds Particuliere Beveiliging (SFPB), SFPB belast de kosten door aan de werkgever.

Emergenz helpt organisaties om het beleid op de onderwerpen ongewenste omgangsvormen en integriteit op orde te krijgen. Met een handige checklist kun je controleren of je als bedrijf voldoet aan de wet- en regelgeving.